Quản lý Salon của bạn
Quầy lễ tân
Tuy chất lượng và giá cả của dịch vụ là một trong những yếu tố quan trọng nhất để điều hành một thẩm mỹ viện thành công, quầy lễ tân—trung tâm điều hành— lại rất thường bị xem qua loa.
Các thẩm mỹ viện tốt nhất sử dụng nhân viên tiếp tân chuyên nghiệp để xử lý việc sắp xếp các cuộc hẹn và chào đón khách hàng.
Lễ tân của bạn có tầm quan trọng thứ hai chỉ sau các chuyên gia được cấp phép của bạn. Nhân viên lễ tân được đào tạo bài bản là rất quan trọng vì nhân viên lễ tân là người đầu tiên mà khách hàng liên hệ.
Nhân viên lễ tân phải vui vẻ, chào đón từng khách hàng bằng một nụ cười và gọi tên từng khách hàng.
Dịch vụ hiệu quả, thân thiện thúc đẩy thiện chí, sự tự tin, và sự hài lòng. Ngoài vai trò quan trọng của người chào hỏi, lễ tân còn xử lý các chức năng quan trọng khác, bao gồm trả lời điện thoại, đặt lịch hẹn, thông báo cho các chuyên gia rằng khách hàng đã đến, chuẩn bị thông tin cuộc hẹn hàng ngày cho nhân viên, và đề xuất các dịch vụ bổ sung cho khách hàng.
Nhân viên tiếp tân phải có kiến thức thấu đáo về tất cả các sản phẩm bán lẻ mà tiệm cung cấp để họ có thể đóng vai trò là nhân viên bán hàng và nguồn thông tin cho khách hàng.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của lễ tân là đặt lịch hẹn. Điều này phải được thực hiện cẩn thận vì các dịch vụ được cung cấp dựa theo thời gian trên trang cuộc hẹn. Các cuộc hẹn phải được sắp xếp để thời gian của mọi người được sử dụng hiệu quả nhất.
Trường hợp lý tưởng là khách hàng không cần phải đợi dịch vụ và chuyên gia không cần phải đợi khách hàng tiếp theo.
Một phần quan trọng của công việc kinh doanh được xử lý qua điện thoại. Thói quen và kỹ thuật giao tiếp điện thoại tốt giúp chủ tiệm và nhân viên có thể tăng cường kinh doanh và cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp. Đối với mỗi cuộc gọi, một cách trả lời lịch sự, phù hợp sẽ giúp xây dựng danh tiếng của tiệm.
Vì có thể ồn ào, nên các cuộc gọi kinh doanh tới khách hàng và nhà cung cấp nên được thực hiện vào thời điểm yên tĩnh trong ngày hoặc từ một khu vực yên tĩnh trong tiệm.
Khi sử dụng điện thoại, lễ tân nên:
- Có giọng nói dễ chịu qua điện thoại, nói rõ ràng, và sử dụng đúng ngữ pháp. Một nụ cười trong giọng nói của bạn có giá trị rất nhiều.
- Thể hiện sự quan tâm và lo lắng khi nói chuyện với khách hàng hoặc nhà cung cấp.
- Hãy lịch sự, tôn trọng, và nhã nhặn với tất cả mọi người, ngay cả khi một số người có thể thử thách giới hạn kiên nhẫn của bạn.
- Hãy khéo léo. Đừng nói điều gì chọc tức người ở đầu dây bên kia.
Các cuộc điện thoại đến là con đường sinh tử của một thẩm mỹ viện. Khách hàng thường gọi điện trước để đặt lịch hẹn với nhà tạo mẫu ưa thích hoặc họ có thể gọi để hủy hoặc sắp xếp lại cuộc hẹn. Nhân viên tiếp tân trả lời điện thoại nên có các kỹ năng điện thoại cần thiết để xử lý các cuộc gọi này.
Những câu từ đầu tiên mà bạn nói với người gọi thể hiện ít nhiều điều gì đó về tính cách của bạn. Hãy để cho người gọi biết rằng bạn rất vui khi nhận được thông tin từ họ.
Khi có cuộc gọi đến, lễ tân phải trả lời điện thoại ngay. Trên hệ thống có nhiều đường dây, nếu có cuộc gọi đến trong khi bạn đang nói chuyện ở một đường dây khác, hãy yêu cầu giữ máy người đầu tiên, trả lời cuộc gọi thứ hai, và yêu cầu người đó giữ máy trong khi bạn hoàn thành cuộc gọi đầu tiên. Xử lý cuộc gọi theo thứ tự mà chúng được nhận.
Khi đặt lịch hẹn, nhân viên lễ tân ghi lại họ và tên, số điện thoại của khách hàng và dịch vụ đã đặt. Nhiều tiệm gọi điện cho khách hàng để xác nhận cuộc hẹn một hoặc hai ngày trước khi nó được lên lịch. Các hệ thống tự động có thể gửi email hoặc thậm chí là tin nhắn xác nhận.
Hãy công bằng khi thực hiện các nhiệm vụ. Đừng lên lịch sáu cuộc hẹn cho một chuyên gia và chỉ hai cuộc hẹn cho một chuyên gia khác, trừ khi điều đó là cần thiết vì bạn đang làm việc với các chuyên gia. Tuy nhiên, nếu ai đó gọi điện để yêu cầu một cuộc hẹn với một chuyên gia thẩm mỹ cụ thể vào một ngày và giờ cụ thể, hãy cố gắng hết sức để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.